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Papierloses Büro
Immer mehr Unternehmen erkennen, wie praktisch die digitale Archivierung von Dokumenten ist. Dabei wird nicht nur auf die digitale Aufbewahrung von buchhaltungsrelevanten Dokumenten Wert gelegt, sondern vielmehr auch die zentrale Archivierung sämtlicher Korrespondenz wie Briefe, Notizen oder E-Mails als immer wichtiger angesehen. Gerade in Zeiten, in denen elektronische Datenverarveitung immer mobiler wird, spielt die Verfügbarkeit von Daten eine immer größere Rolle.
Kernstück des papierlosen Büros mit Orgasoft.NET ist die Adressen-Historie und das daran angeschlossene Archivierungssystem, in dem die Dokumente gespeichert werden.Entscheidend ist, dass alle Vorgänge, die einen Kunden betreffen, lückenlose abrufbar sind. Mit dem Modul Beleg-Scanning kann die in Papierform eingehende Korrespondenz eingescannt und Kunden zugeordnet werden, die Outlook-Integration hingegen ist für die elektronisch eingehenden Dokumente zuständig und speichert E-Mails und Aufgaben.
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Darüber hinaus ist es möglich, manuelle Einträge in der Adressen-Historie abzulegen, um z.B. geführte Telefonate zu vermerken. Ähnlich verhält es sich mit den in Orgasoft.NET erzeugten Dokumenten (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen, etc.), welche nicht nur in der Adressen-Historie eingetragen und archiviert werden können, sondern neben der Speicherung, in eines der vielen zur Verfügung stehenden Standardformaten, auch per E-Mail versendet werden können.
Die Archivierung von ausgehenden E-Mails ist natürlich genauso möglich, wie die nahtlose Anbindung von Word, welche Einem das Erstellen von Dokumenten oder Serienbriefen mit den Daten der Warenwirtschaft auf einfachste Weise ermöglicht. Somit ist es mit Orgasoft.NET problemlos möglich, alle relevanten Kundendaten übersichtlich und ohne langes Suchen in Ordnern, Ablagen oder Dateisystemen für alle Mitarbeiter abrufbar zu haben.
Durch den Vorfall-Import und der EDIFACT-Schnittstelle können Artikeldaten und Lieferscheine, Rechnungen und Lieferavise schnell bereitgestellt bzw. verarbeitet werden, was eine Reduzierung von Erfassungsfehlern, Postlaufzeiten und Personal- und Versandkosten zur Folge hat.
Damit ist eine lückenlose Informationsbereitstellung und -auswertung am Bildschirmarbeitsplatz und damit eine beträchtliche Effizienzsteigerung gewährleistet.